Zweiter Reisepass: Schreiben vom Arbeitgeber mit Vorlage
In diesem Beitrag sehen wir uns an, wie der Antrag auf einen zweiten Reisepass durch ein Schreiben des Arbeitgebers im Allgemeinen unterstützt werden kann.
Außerdem, was ein Schreiben des Arbeitgebers enthalten sollte, wenn durch den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin aus beruflichen Gründen ein zweiter Reisepass beantragt werden soll oder er/sie dies möchte.
Wir stellen unsere Vorlage/ Muster mit Begründung vor, wie das Schreiben des Arbeitgebers für die Beantragung eines zweiten Reisepasses aussehen kann.
Hinweis: Die hier bereitgestellten Informationen stellen keine einzelfallbezogene Rechtsberatung dar. Sie dienen der allgemeinen und unverbindlichen Information der Lesenden. Eine Antragstellung vor einer Behörde stellt stets einen zu prüfenden konkreten Einzelfall dar. Alle bereitgestellten Informationen beruhen auf der privaten Recherche, Erfahrungen & Meinung der Erstellenden. Sie können und sollen eine Beratung durch einen Anwalt in einem konkreten Einzelfall nicht ersetzen. Wir empfehlen daher ausdrücklich, in einem konkreten Einzelfall die Beratung eines zugelassenen Rechtsanwalts in Anspruch zu nehmen. Aus den bereitgestellten Informationen kann kein Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit abgeleitet werden. Ebenfalls kann nicht garantiert werden, dass die bereitgestellten Informationen zum gewünschten Ergebnis führen. Die Antragstellung auf einen zweiten Reisepass beinhaltet ein Kostenrisiko. Eine Haftung oder Gewährleistung des etwaig beabsichtigten Erfolgs des Anliegens der Informationssuchenden auf Grundlage der hier bereitgestellten Informationen ist ausgeschlossen.
Warum das Arbeitgeberschreiben beim Antrag auf Zweitpass sinnvoll ist:
Möchte eine Firma ihre Mitarbeitenden zu beruflichen Zwecken ins Ausland entsenden, kann es sinnvoll sein, dass die Mitarbeitenden für diese Reise nicht ihren privaten Reisepass nutzen.
Gründe hierfür könnten sein:
- Visa-Vermerke bestimmter Länder sollen vermieden werden.
- Den Mitarbeitenden könnten durch Visa-Vermerke bestimmter Länder private und/oder berufliche Nachteile entstehen, da die Einreise in manche andere Länder (z.B. für Urlaubsreisen) hierdurch erschwert oder verhindert werden könnte.
- Ein zweiter Reisepass könnte zwischenzeitlich zur Beantragung weiterer Visa versandt werden, bei gleichzeitiger Ausweispflicht vor Ort (im Ausland). Wenn der einzig vorhandene Reisepass der/des Mitarbeitenden versandt werden müsste, hätte die Person im Fall einer Kontrolle vor Ort kein gültiges Ausweisdokument und Visum vorzuweisen.
Mit einem Schreiben des Arbeitgebers, welches die Notwendigkeit eines zweiten Reisepasses der Mitarbeitenden unterstreicht, kann ein Unternehmen einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit ihrer Mitarbeitenden im Ausland leisten und die Beantragung eines Zweitpasses stützen.
In der Praxis stellt ein solches Schreiben den Arbeitgeber immer wieder vor eine Herausforderung.
Allgemeine Informationen zur Antragstellung
Gemeinsam mit dem Schreiben des Arbeitgebers ist der Antrag auf einen zweiten (oder weiteren) Reisepass durch die Mitarbeitenden bei der zuständigen Ausweisbehörde selbst und persönlich einzureichen.
Diese ist meist das zuständige Einwohnermeldeamt am Wohnsitz der Person.
Hierzu sollte ein Termin vereinbart werden und im Voraus sollten alle notwendigen Dokumente zusammengestellt werden:
- aktuellen Reisepass und Personalausweis
- biometrisches Passbild (nicht älter als 6 Monate)
- Anschreiben und schriftlicher Antrag
- schriftliche Begründung des Antrags (im Antrag enthalten)
- eventuell Belege über die Reisepläne
- Arbeitgeberschreiben
⚠️ Wichtig
In Passangelegenheiten ist es nicht möglich, eine/n Bevollmächtigte/n zu schicken. Der Antrag muss also persönlich vor Ort gestellt werden.
Manche Behörden fordern mehr Nachweise als andere. Bei einigen genügt bereits die schlüssige Darlegung der Reisepläne, andere möchten Buchungen für Flüge oder Schreiben von Geschäftspartnern vorgelegt bekommen.
Für die Abholung des Ausweisdokumentes kann ein/e Bevollmächtigte/r benannt und mit einer schriftlichen Vollmacht zur Abholung geschickt werden.
Begründung im Antrag auf einen zweiten Reisepass
Für die Erteilung eines zweiten (weiteren) Reisepasses ist eine plausible und korrekte Begründung erforderlich.
Bei der rein privaten Beantragung eines zweiten Reisepasses kann die genaue Darlegung ausgedehnter Reisetätigkeiten zur Begründung ausreichen.
Wird der zweite Reisepass aus beruflichen Gründen benötigt, werden von der Passbehörde oft Belege gefordert, die schlüssig und umfassend darlegen, warum genau der Zweitpass benötigt wird.
Vor der Erteilung eines zweiten Reisepasses aus beruflichen Gründen fordern unserer Erfahrung nach die meisten Ausweisbehörden daher ein Schreiben des Arbeitgebers. Dieses sollte die wichtigsten Punkte darlegen, weshalb ein weiterer Reisepass für die Person erforderlich ist.
Das Arbeitgeberschreiben zur Begründung eines zweiten Reisepasses kann diese Kriterien dann erfüllen, wenn es wichtige Gründe für die Erteilung darlegt. Außerdem sollte es die Anforderungen der Ausweis- & Passbehörde erfüllen sowie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Hilfreich kann es auch sein, dem Antrag auf den zweiten Reisepass sowie dem Schreiben des Arbeitgebers weitere Belege über Reise & Art der Tätigkeit beizufügen.
Belege und Nachweise, die ein berechtigtes Interesse stützen können:
- Flugticket
- Brief- oder Emailwechsel mit Geschäftspartnern
- Erteilte Visa und Visa-Anträge
- Die (geschwärzte) Vereinbarung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen, aus welcher die kommende Auslandsverwendung hervorgeht.
Kosten für den zweiten Reisepass
Ein weiterer (zweiter) deutscher Reisepass mit 32 Seiten kostet 60,00 Euro, mit 48 Seiten 82,00 Euro für Personen, die das 24. Lebensjahr vollendet haben, sowie 37,50 und 59,50 Euro für Personen unter 24 Jahren. Es können etwaige Gebühren hinzukommen.
Vorlage für das „Arbeitgeberschreiben für einen zweiten Reisepass“
Unser Entwurf für das „Arbeitgeberschreiben Zweiter Reisepass“ liefert einen Einblick, wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter aktiv bei der Beantragung des zweiten Reisepasses durch ein Arbeitgeberschreiben unterstützen kann. Gleichzeitig sind die wichtigsten Hinweise als Merkblatt beigefügt, welche Belege den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden können, um die Erforderlichkeit der Erteilung zu unterstreichen.
Ferner sind enthalten: zwei allgemeine Hinweisblätter, eines für den Arbeitgeber und eines für die Mitarbeitenden. Diese enthalten die wichtigsten Fakten rund um den weiteren Reisepass sowie allgemeine Bearbeitungs-Hinweise für die Erstellung des Arbeitgeber-Schreibens.
In der Praxis stellt ein solches Schreiben den Arbeitgeber immer wieder vor eine Herausforderung.
Begründung des Arbeitgebers für den Antrag auf einen zweiten Reisepass
Gemäß § 1 Abs. 3 Passgesetz (PassG) darf grundsätzlich niemand einen zweiten deutschen Reisepass besitzen. Eine Ausnahme gilt bei einem berechtigten Interesse.
Der wissenschaftliche Dienst des Bundestages hat sich mit dieser Frage befasst. Denn grundsätzlich ist ein zweiter Pass nicht legal.
Er wird in der Praxis allerdings häufiger erteilt, als man glauben mag.
„Gemäß § 1 Abs. 3 Passgesetz (PassG) darf niemand mehrere Pässe der Bundesrepublik Deutschland besitzen, sofern nicht ein berechtigtes Interesse an der Ausstellung mehrerer Pässe nachgewiesen wird. Grundsätzlich ist also die Ausstellung eines zweiten Passes nicht möglich. Etwas anderes gilt nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses. Diese Regelung soll Missbrauch durch die Weitergabe durch den Passinhaber vorbeugen. Aus diesem Grund begeht auch derjenige, der durch unrichtige Angaben die Ausstellung eines weiteren Passes bewirkt, eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5000 € geahndet werden kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 PassG).“
Gut zu wissen
Unserer Lesart des Gesetzes gibt es keine maximale Anzahl an weiteren Reisepässen. Eine Person kann, wenn die Voraussetzungen vorliegen, zwei, drei oder noch mehr Reisepässe legal besitzen.
Die Angaben, die im Antrag und in der Begründung gemacht werden, müssen der Wahrheit entsprechen, da sonst eine Geldbuße bis 5000 € droht.
Berechtigtes Interesse & das Schreiben des Arbeitgebers
Ein berechtigtes Interesse wird angenommen, wenn
- die den Antrag stellende Person in ein Land einreisen möchte, welches deutschen Staatsangehörigen vermutlich die Einreise verweigern würde, da aus dem Pass ersichtlich ist, dass diese/r sich in einem bestimmten anderen Land aufgehalten hat
- Antragsteller ihren Pass häufig für die Erteilung von Visa abgeben müssen, in der Zwischenzeit aber weitere Reisen unternehmen möchten oder aus beruflichen Gründen weiter reisen müssen.
Dies muss also aus dem Schreiben des Arbeitgebers zur Unterstützung des Antrags auf einen zweiten Reisepass hervorgehen.
Mit unserer in der Praxis erprobten Vorlage für das Arbeitgeberschreiben sind Sie in der Lage, ein formgerechtes Schreiben für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen. Enthalten sind außerdem die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Fälle, aus welchen Sie die jeweils zutreffende Begründung auswählen können.
Ein berechtigtes Interesse wird weiterhin angenommen für:
- Mitglieder des zivilen Gefolges und Angehörige gemäß Art. III Abs. 3 des NATO-Truppenstatuts
- das fliegende Personal von Luftfahrtunternehmen und das seefahrende Personal von Seeschifffahrtsunternehmen.
In der Praxis stellt ein solches Schreiben den Arbeitgeber immer wieder vor eine Herausforderung.
Nutzung des zweiten Reisepasses in der Praxis
Der Besitz von mehreren Reisepässen ist in bestimmten Ländern nicht legal. Daher sollte man sich vorher genau über sein Zielland informieren und diese Bestimmungen prüfen. Insbesondere sollten Ein- und Ausreisestempel desselben Landes stets im selben Reisepass sein. Zur Ausreisekontrolle sollte darauf geachtet werden, stets den Reisepass vorzulegen, in welchem auch der zugehörige Einreisestempel vorhanden ist. Diese können schnell aus Versehen verwechselt werden, was dann zu Unklarheiten und Befragungen führen kann.
Wenn man von einem Land in ein weiteres Land reist, welches nicht das Heimatland ist, sollte man darauf achten, dass man den Reisepass zur Einreisekontrolle vorlegt, in welchem die Sichtvermerke (Stempel) des Landes vorhanden sind, aus dem man gerade kommt.
Weitere Hinweise
Rund um die Thematik der Beantragung eines zweiten Reisepasses herrscht in der Praxis selten rechtliche Einheitlichkeit.
- Die hier besprochene Muster-Vorlage für das Schreiben des Arbeitgebers zur Beantragung eines zweiten Reisepasses basiert auf den langjährigen Erfahrungen durch die Auslandstätigkeiten der Erstellenden.
- Es handelt sich bei der Vorlage für das Schreiben des Arbeitgebers um einen Muster–Entwurf.
- Der Entwurf dient lediglich als Orientierung, deckt häufig vorkommende Fälle ab und muss an den jeweiligen Einzelfall angepasst werden, um falsche Angaben zu vermeiden.
- Es handelt sich nicht um einen offiziellen Formular-Vordruck einer Behörde.
- Die hier besprochene Vorlage bietet keine Gewähr dafür, dass die zuständige Pass- & Meldebehörde dem Antrag stattgeben wird.
- Eine Antragstellung auf einen zweiten (weiteren) Reisepass birgt das Risiko, dass dem Antragsteller – bei Nichterteilung – Kosten entstehen.
- Die besprochene Vorlage kann keine rechtliche Beratung in einem konkreten Einzelfall durch einen Anwalt oder Fachanwalt ersetzen. Angesichts dessen ist es in konkreten Einzelfällen sinnvoll, die Beratung eines (Fach-) Anwalts in Anspruch zu nehmen.
- Jede Beantragung eines zweiten Reisepasses stellt einen konkreten Einzelfall dar.
- Die Inhalte des besprochenen Produkts stellen keine implizite oder explizite Rechtsauskunft, Rechtsberatung oder Entscheidungshilfe in einem rechtlichen Einzelfall dar.
- In Rechtsfragen ist stets der jeweilige Einzelfall unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Grundlagen und Gesamtumstände zu betrachten und zu prüfen. Die Ersteller dieses Entwurfs empfehlen Ihnen daher ausdrücklich, in konkreten Einzelfällen eine Rechtsberatung durch einen Rechtsanwalt einzuholen.
- Es besteht keine Gewährleistung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Vorlage zum Schreiben des Arbeitgebers zur Beantragung eines weiteren Reisepasses.
- Eine etwaige Haftung der Erstellenden für die Nutzung dieses Entwurfs ist mit Erwerb des Entwurfs vollumfänglich ausgeschlossen.
